Gestion et mise en conformité des archives des ministères et organismes avec Alfresco Records Management 2.1

S’appuyant sur une très large communauté, Alfresco est la plateforme open source de gestion de documents en mode collaboratif la plus dynamique et la plus mature au monde. C’est aussi l’une des seules à offrir des fonctions d’archivage électronique évoluées en mode natif.

À partir d’exemples concrets, les 5 et 6 février 2014, Yannick Richard, leader de pratique GED^[1] Open Source chez Savoir-faire Linux, montrera comment la version 2.1 du module Alfresco Records Managements (RM)^[2] peut répondre aux besoins concrets des ministères et organismes québécois en matière de gouvernance et de conformité des informations.

• Montréal, 5 février : renseignements et inscription.
• Québec, 6 février : Vitrine technologique (CSPQ)

Reposant sur des standards ouverts garantissant son évolutivité, Alfresco peut être déployé sur n’importe quel système (Windows, Linux, etc.) et l’on y accède, en toute sécurité, depuis la plupart des navigateurs web et plateformes mobiles. Son nouveau module d’archivage électronique permet la mise en conformité d’un nombre impressionnant de types de supports, qu’il s’agisse de documents bureautiques traditionnels, de fichiers multimédias, d’images scannées ou de dossiers collaboratifs.

Alfresco intègre parfaitement le module RM 2.1 en ajoutant aux outils de recherche et de flux de production existants les fonctionnalités suivantes :

• Structure à niveaux multiples permettant une grande souplesse dans la mise en place du plan de classification ;
• Déclaration par les usagers de documents comme archives sans affecter leur accessibilité ;
• Mise en place de règles automatisant la classification des archives ;
• Création de requêtes pour la localisation d’archives ;
• Sauvegarde de recherches en tant que « favoris » ;
• Création de rapports d’audit.
• Etc.

Le module Alfresco RM 2.1 permet ainsi de gérer le cycle de vie complet de n’importe quel document physique ou électronique – de la version initiale à sa destruction, en passant par les différentes étapes de modification, mise à jour, validation et sauvegarde – et ce à partir d’un entrepôt unique, entièrement personnalisable, et d’une même interface.

Cette solution facilite la gestion des processus de classification et d’approbation de documents, autorise une collaboration avancée grâce à des niveaux de permissions facilement paramétrables. Elle s’intègre en outre parfaitement aux autres outils de contenu en place comme, par exemple, une suite bureautique telle que Microsoft Office ou Libre Office, et s’adapte facilement à tous les types de processus de gestion des archives déjà en place dans les organisations.

Notes